Octo innoveert supply chain tracking van Octoboxen met Star Flow

Producent van ecovriendelijke verpakkingsmateriaal voor bulktransport Octo is live gegaan met Star Flow. Het sociaal supply chain collaboration portaal van Yellowstar is ontwikkeld voor order-, contract- en asset management. Het portaal geeft de klanten van Octo de mogelijkheid om assets, zoals de Octobox, door de keten heen te volgen. Ook ondersteunt Star Flow bij het beheren en managen van het warehouse en het voorraadproces.

Handling en control van verpakkingsmaterialen

Octo is een jong, innovatief en hard groeiend bedrijf in Rotterdam dat zich richt op handling en control van verpakkingsmaterialen die bedrijven gebruiken voor de opslag en het transport van bulkgoederen. De onderneming produceert de Octobox, een achthoekige container van plywood en polypropylene, in een eigen fabriek in Engeland. Klanten van Octo zijn wereldwijd actief. Octo is naast ontwikkelaar van de box ook poolbeheerder. Per container verscheept het bedrijf zeshonderd Octoboxen naar de andere kant van de wereld, zoals Latijns-Amerika. Daar vullen, waaronder grote sapproducenten, de Octobox en ze sturen ze vol per schip terug naar Europa. De opgeslagen sappen gaan of eerst naar een diepvriesopslaglocatie of direct naar een producent die de sappen verwerkt. Met Star Flow helpt Octo alle betrokken partijen aan meer en gewenst inzicht in de keten.

Platform noodzakelijk voor regie

“Juist omdat we zo hard groeien liepen we ook redelijk snel aan tegen een uitdaging op het gebied van asset management. Softwarematige ondersteuning werd noodzakelijk”, vertelt Michelle Marsé, COO bij de onderneming. Octo wilde de regie kunnen houden over de pool Octoboxen, maar bedacht dat Excel daarvoor niet de aangewezen tool was. Octo kan nu zien waar de gebruikte assets zijn. Dit heeft het aantal administratieve handelingen via Excel gereduceerd. Ook heeft dit project de logistieke planning centraal gesteld. Zowel Octo als klanten van het bedrijf hebben nu een veel beter zicht op de locatie, handling en bewegingen van de Octoboxen in de keten. De kans dat Octo de assets in de toekomst ook voor andere producten wil inzetten is daarbij groot. Dit zette nog meer druk op het vinden van een passende IT-oplossing.

Meer grip op contract management

Een ander groot voordeel van de implementatie is te vinden op het gebied van contract management. Marsé: “Op deze manier kunnen we goed in de gaten houden hoe de ‘contract completion’ verloopt. Maar ook hoeveel orders een contract bevat, wat de gemiddelde omloopsnelheid is en de tijd tussen het versturen van de Octobox aan een klant tot aan het moment van inslag in ons warehouse. Daarnaast hebben wij nu inzicht in de levensduur van al onze assets en is de tijd per order aanzienlijk gereduceerd doordat we documenten automatisch kunnen genereren.”

Project met hoge tijdsdruk

De wens om snel live te zijn met een IT-oplossing was groot. Na een selectieproces waarin meerdere platformen zijn bekeken, selecteerde Octo Star Flow van Yellowstar. Inmiddels geeft Star Flow de klant het gewenste inzicht in de bewegingen in het warehouse in de regio Rotterdam en tijdens de reis die de Octobox maakt. Aan dit inzicht ging wel een spannend implementatietraject vooraf. De spanning was vooral het gevolg van de tijdsdruk. In twee maanden was de oplossing live. “We hebben standaard modules van het sociale portaal geïmplementeerd die door Yellowstar zijn aangepast aan onze processen. Yellowstar was de enige leverancier die deze oplossing helemaal aan onze wensen kon aanpassen.”

Van barcode naar IoT-tracking

Ondanks de tijdsdruk is het project goed verlopen. Marsé: “We hadden heel helder wat we wilden bereiken, welke achterliggende processen belangrijk waren en hoe we deze beter inzichtelijk wilden maken. Uiteraard is een implementatietraject altijd intensief.” Het contact tussen Octo en Yellowstar is erg positief verlopen, stelt de COO. “We zijn heel blij met hoe het project isverlopen. De betrokkenheid was groot. Tot op detailniveau hebben we intensief samengewerkt.” Een wens die bij de klant leeft is de toepassing van RFID. Marsé: “Nu gebruiken we barcodescanning, maar Internet of Things (IoT)-tracking technisch werkend krijgen zou de keten nog efficiënter maken.” Naar de toekomst toe wil Octo de data waarover het nu beschikt delen met de hele keten van de klant. Zodat de klant de portal kan gebruiken om shipment informatie door te geven, orders te managen en dus de documentenstroom te vereenvoudigen. “Hiermee ontstaat er nog meer transparantie op het gebied van de assets in de supply chain.”