Met 132 eigen winkels en twee webshops is juweliersketen Lucardi voor steeds meer consumenten hét adres voor sieraden en horloges. Verdere groei is gepland. Efficiënt werken wordt zo alsmaar belangrijker. Met Star Flow Supply Chain van Yellowstar handelt het bedrijf alle ordercommunicatie met de bijna honderd wereldwijde leveranciers voortaan af binnen één portaal. Jaarlijks scheelt dat tienduizenden e-mails. “In drukke tijden was ik wel een dag per week bezig met mailen.”

  • Per order alle informatie op één plek
  • Betere aansturing leveranciers
  • Optimaal zicht op (deel)leveringen  
  • Einde aan gigantische e-mailstroom over orders
  • Forse tijdbesparing
  • Veel efficiënter werken

Lucardi is nadrukkelijk anders dan een traditionele juwelier. De winkels zijn laagdrempelig, met uitnodigende vitrinekasten en open presentaties, en bieden voor jong & oud elk wat wils. Opgericht in 1988 groeit het bedrijf gestaag. Met 126 eigen winkels is Lucardi de grootste juweliersketen van Nederland. Maar ook België telt inmiddels twee Lucardi-vestigingen en Duitsland vier. Met regelmaat komen daar nieuwe winkels bij. Aparte webshops gericht op Nederland/België en op Duitsland bedienen de consument die liever online shopt. Opgeteld biedt Lucardi de klant rond de 10.000 verschillende modellen. Inspelend op de nieuwste trends ververst de juwelier het assortiment frequent.

Aansturing van alle Lucardi-activiteiten gebeurt vanuit de hoofdvestiging in Den Haag. Denise Jelderda is hier als productmanager een van de inkopers, terwijl Urmilla Jharap zich als coördinator logistiek onder meer bezighoudt met het transport en de juiste verwerking van alle binnenkomende goederen, inclusief het voorraad technisch inboeken daarvan voor de financiële afdeling.

Eén centraal systeem

Lucardi kwam bij Yellowstar terecht voor een oplossing voor het vele mailverkeer van de inkoopafdeling met de bijna honderd wereldwijde leveranciers. Alle correspondentie met hen verliep via e-mail: van opdrachtverstrekking en -bevestiging tot het versturen van labelbestanden, het ontvangen van vrachtbriefnummers, facturen, etc. Alles gebeurde ongestructureerd op deze manier. Denise: “Vervanging tijdens ziekte of vakantie was lastig. Aan mijn collega’s moest ik dan het wachtwoord van mijn computer doorgeven. In plaats daarvan wilden wij naar één centraal systeem. Dat is Star Flow Supply Chain van Yellowstar geworden.” 

Gekoppeld aan ERP

Bij Lucardi kunnen zowel de afdelingen Inkoop, Logistiek als Financiën op Star Flow Supply Chain inloggen. Datzelfde geldt voor alle leveranciers. Nadat een order is aangemaakt, gecontroleerd en vrijgegeven gaat deze vanuit het ERP rechtstreeks naar Star Flow Supply Chain. De betreffende leverancier krijgt van daar uit automatisch een e-mail dat een bestelorder klaarstaat om binnen te halen. Het gehele verdere traject van acceptatie, definitieve goedkeuring totdat de leverancier uiteindelijk de order afstuurt, verloopt vervolgens centraal via de Yellowstar-applicatie. In plaats van talloze losse e-mails gebeurt alle correspondentie en uitwisseling van documenten transparant op één plek. Denise: “Eén week voor de afgesproken verzenddatum krijgt de leverancier automatisch een reminder. Zo nodig kan hij dan tijdig eventuele afwijkingen nog aangeven.” Op het moment van versturen voegt de leverancier aan Star Flow Supply Chain het vrachtbriefnummer en de officiële factuur toe. “Urmilla ziet dat vanuit de afdeling Logistiek ook en kan zich voorbereiden op wat er gaat binnenkomen in het magazijn.”  

Alle documenten direct bij de hand

“Op het moment dat goederen binnenkwamen, moest ik heel vaak in mijn mailbox op zoek naar de juiste documenten,” zo vervolgt Urmilla. “Wekelijks krijgen wij 50 tot 75 leveringen. Soms was ik op een dag wel een uur bezig om alle documenten te vinden. Nu vul ik in Star Flow Supply Chain het ordernummer en vrachtbriefnummer in. Alle documenten heb ik dan direct bij de hand.” Heel belangrijk ook noemt Urmilla het betere zicht op deelleveringen. “Eén order kan zomaar 300 tot 400 verschillende items omvatten. Het komt regelmatig voor dat leveranciers in delen leveren. In Star Flow Supply Chain kunnen wij dat nu heel goed volgen en bijhouden. Voorheen gebeurde ook dat allemaal via losse e-mails.”

Voordelen voor Lucardi én leveranciers

De voordelen van de nieuwe werkwijze zijn zo voor Lucardi legio. Denise: “Het gebruik van Star Flow Supply Chain gaat heel veel tijd besparen. Het is nu een kwestie van twee knoppen om documenten direct vanuit het ERP aan een order toe te voegen. Alle informatie is beschikbaar op één plek. Ook achteraf voor de jaarlijkse accountantscontrole.” Leveranciers profiteren eveneens. Urmilla: “In plaats van steeds weer moeten mailen, kan men zelf in het systeem zien wat er aan orders openstaat. Dat gaat ook zeker bijdragen aan minder deelleveringen. Zelf heb ik bovendien een veel beter beeld waar vertragingen ontstaan.”

Toekomstbestendig

Met volgende nieuwe winkels in aantocht maakt Star Flow Supply Chain de Lucardi-organisatie verder toekomstbestendig. Denise: “Onze wens is om minder voorraden te gaan aanhouden. De bestelfrequentie en daarmee het aantal documenten zal zodoende alleen maar verder toenemen. Star Flow Supply Chain geeft ons daarbij veel meer grip.”