Juwelierkette Lucardi professionalisiert Abstimmung

Mit 132 eigenen Filialen und zwei Webshops ist die Juwelierkette Lucardi für immer mehr Verbraucher die Adresse für Schmuck und Uhren. Weiteres Wachstum ist geplant. Effizientes Arbeiten wird somit immer wichtiger. Mit Star Flow Supply Chain von Yellowstar wickelt das Unternehmen alle Kommunikation rund um Aufträge mit den fast hundert Lieferanten weltweit in Zukunft innerhalb eines einzigen Portals ab. Jährlich werden so zehntausende E-Mails gespart. „Zu Stoßzeiten war ich sicher einen Tag pro Woche mit dem Schreiben von E-Mails beschäftigt.“

Lucardi ist bewusst anders als traditionelle Juweliere. Die Filialen sind niedrigschwellig, mit einladenden Vitrinen und offenen Präsentationen, und bieten für jeden etwas, ob alt oder jung. Das 1988 gegründete Unternehmen wächst kontinuierlich. Mit 126 eigenen Filialen ist Lucardi die größte Juwelierkette der Niederlande. Aber auch in Belgien und Deutschland gibt es inzwischen zwei bzw. vier Lucardi-Niederlassungen. Regelmäßig kommen neue Filialen hinzu. Separate Webshops, die auf niederländische, belgische und deutsche Kundschaft abzielen, bedienen die Verbraucher, die lieber online shoppen. Alles zusammen bietet Lucardi den Kunden fast 10.000 verschiedene Modelle. Der Juwelier erneuert das Sortiment häufig, wobei aktuelle Trends aufgegriffen werden.

Alle Lucardi-Aktivitäten werden von der Zentrale in Den Haag gesteuert. Denise Jelderda gehört als Produktmanagerin zu den Einkäufern, während Urmilla Jharap als Logistikkoordinatorin für den Transport und die korrekte Abwicklung aller Wareneingänge einschließlich deren lagertechnischer Erfassung für die Finanzabteilung zuständig ist.

Ein einziges zentrales System

Lucardi hat sich an Yellowstar gewandt, um eine Lösung für den überbordenden E-Mail-Verkehr der Einkaufsabteilung mit den fast hundert Lieferanten weltweit zu finden. Alle Korrespondenz mit den Lieferanten lief über E-Mail: Von der Auftragsvergabe und -bestätigung bis zum Versenden von Etikettendateien, dem Eingang von Frachtbriefnummern, Rechnungen etc. Alles fand völlig unstrukturiert auf diese Weise statt. Denise: „Vertretungen für Krankheit oder Urlaub zu finden, war schwierig. Den Kollegen musste ich dann das Passwort meines Computers geben. Stattdessen wollten wir hin zu einem einzigen zentralen System. Das ist schließlich Star Flow Supply Chain von Yellowstar geworden.“

Mit ERP verknüpft

Bei Lucardi können sich die Abteilungen Einkauf, Logistik und Finanzen in Star Flow Supply Chain einloggen. Das gleiche gilt für alle Lieferanten. Nachdem ein Auftrag erstellt, kontrolliert und freigegeben wurde, wird er aus dem ERP direkt in Star Flow Supply Chain übertragen. Der entsprechende Lieferant bekommt von dort automatisch eine E-Mail, dass der Auftrag bereitsteht und abgerufen werden kann. Der gesamte weitere Ablauf von Annahme, definitiver Genehmigung bis hin zum letztendlichen Abschicken des Auftrags durch den Lieferanten, geschieht dann zentral über die Yellowstar-Anwendung. Statt zahlloser einzelner E-Mails findet alle Korrespondenz und der Austausch von Dokumenten transparent an einem Ort statt. Denise: „Eine Woche vor dem vereinbarten Versanddatum bekommt der Lieferant automatisch eine Erinnerung. Wenn nötig, kann er dann noch rechtzeitig eventuelle Änderungen mitteilen.“ Zum Versandzeitpunkt gibt der Lieferant die Frachtbriefnummer und die offizielle Rechnung in Star Flow Supply Chain ein. „Urmilla sieht das dann in der Abteilung Logistik ebenfalls und kann sich auf den Wareneingang im Lager vorbereiten.“ 

Alle Dokumente sofort zur Hand

„Wenn Waren ankamen, musste ich sehr häufig in meiner Mailbox nach den richtigen Unterlagen suchen“, fährt Urmilla fort. „Wöchentlich bekommen wir 50 bis 75 Lieferungen. An manchen Tagen war ich gut eine Stunde damit beschäftigt, alle Dokumente zu finden. Jetzt gebe ich in Star Flow Supply Chain die Auftragsnummer und die Frachtbriefnummer ein. Alle Dokumente habe ich dann sofort zur Hand.” Den besseren Überblick über Teillieferungen findet Urmilla auch sehr wichtig. „Ein Auftrag kann schnell 300 bis 400 verschiedene Items enthalten. Regelmäßig kommt es vor, dass Lieferanten Teillieferungen schicken. In Star Flow Supply Chain können wir das jetzt sehr gut nachverfolgen und verwalten. Bislang fand auch das alles über einzelne E-Mails statt.“

Vorteile für Lucardi und Lieferanten

Somit hat die neue Arbeitsweise zahllose Vorteile für Lucardi. Denise: „Der Einsatz von Star Flow Supply Chain spart sehr viel Zeit. Jetzt müssen nur noch zwei Buttons angeklickt werden, um Dokumente direkt vom ERP aus einem Auftrag hinzuzufügen. Alle Informationen sind an einem Ort verfügbar. Auch hinterher für die jährliche Rechnungsprüfung.“ Lieferanten profitieren ebenfalls. Urmilla: „Statt immer wieder Mails schicken zu müssen, kann man selbst im System nachschauen, welche Aufträge noch offen sind. Das wird sicher auch zu weniger Teillieferungen führen. Ich selbst habe außerdem ein viel besseres Bild davon, wo Verzögerungen entstehen.“

Zukunftssicher

Mit weiteren neuen Filialen, die in Planung sind, macht Star Flow Supply Chain die Lucardi-Organisation noch zukunftssicherer. Denise: „Wir würden gerne kleinere Lagerbestände haben. Die Bestellfrequenz und damit die Menge der Unterlagen wird daher noch weiter zunehmen. Star Flow Supply Chain bietet uns dabei viel mehr Kontrolle.“