Digitalisering kan de logistiek van organisaties naar nieuwe hoogten tillen. Doordat de efficiëntie verbetert en kosten dalen, ontstaan daadwerkelijk concurrentievoordelen. Bedrijven besparen tijd en geld, kunnen snel èn foutloos veel gegevens verwerken, automatisch rapportages creëren en hebben altijd en overal de juiste informatie beschikbaar. Volop redenen om steeds meer en steeds sneller processen te digitaliseren.

Maar hoe doe je dit succesvol? Van eerdere IT-projecten zijn veel lessen te trekken over planning, uitvoering en beheer. Inzichten die organisaties helpen met het succesvol realiseren van hun eigen IT-projecten. Door daarbij bovendien de voordelen van moderne technologie te benutten, zal het eindresultaat daadwerkelijk matchen met de vooraf uitgesproken verwachtingen. Dit zijn mijn eigen vijf handvatten voor een geslaagd IT-project:

" Trust but verify" 

Start met een heldere probleemstelling

Bij de implementatie van een nieuw softwaresysteem is het essentieel om vooraf scherp het probleem dat moet worden opgelost op te schrijven. Een organisatie kan veel verschillende uitdagingen kennen, met alle processen die daar bij horen. Des te belangrijker is het om bij aanvang van het project de kern van het probleem scherp te hebben. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een prioriteitenlijst die begint met het grootste probleem en zo de volgorde bepaalt. Welke punten zijn een vereiste en welke zijn optioneel? Deze manier van werken dwingt de betrokken professionals de juiste focus te houden. Software ontwikkelen en implementeren is net als puzzels leggen. Het vereist concentratie en aandacht om dit op de meest efficiënte manier te doen.

Kwaliteit vs kosten

Goedkoop is duurkoop wordt vaak gezegd. Of in het Engels ‘If you pay peanuts you get monkeys’. Het zijn wellicht clichés, maar daarom niet minder waar. Geld en kwaliteit zijn aan elkaar gekoppeld. Hoe meer in de voorbereiding is nagedacht over de architectuur, de infrastructuur en de duurzaamheid van een softwareoplossing, hoe beter de uitvoering van het project is te managen. Zowel voor de gewenste kwaliteit als in de beheersing van kosten. Tegenwoordig wordt er veel agile gewerkt. Een manier van werken waarin teams nauw samenwerken en zich aanpassen aan veranderende eisen en zich continu verbeteren. Door het opstellen van de product backlog kunnen de prioritieten op een juiste manier worden vastgesteld en kan het team snel en flexibel reageren op veranderende omstandigheden. Dit komt zowel de kwaliteit als kostenmanagement ten goede.

Manage de verwachtingen

Hoe meer de softwareontwikkelaar weet van de businessprocessen van de opdrachtgever, hoe beter de softwareoplossing zal aansluiten. Toch blijft de betrokkenheid van de klant in het proces absoluut essentieel. Wanneer deze betrokkenheid ontbreekt, kan dit tot conflicten en tegenwerking leiden. In elk IT-project komen momenten van belangrijke keuzes met betrekking tot bijvoorbeeld de scope (vandaar is vooraf een scherpe probleemstelling zo belangrijk), de looptijd, de kwaliteit en de kosten. Zorg daarom dat alle relevante stakeholders binnen de organisatie van de opdrachtgevers vanaf het begin van het project zijn aangehaakt en dat iedereen heldere verwachtingen heeft.

Structureer het projectbeheer

Software ontwikkelen en implementeren is (ondanks de opkomst van AI) nog steeds mensenwerk. Het vraagt om gestructureerd projectbeheer met continu aandacht voor risico’s, budget en planning. Communicatie is hierbij van groot belang. Projectcommunicatie is noodzakelijk om teamleden, belanghebbenden en andere partijen op één lijn te houden en het succes van het project te waarborgen. Toets ook regelmatig of de boodschap bij de ontvanger is aangekomen en wordt begrepen. Vakjargon is niet aan een ieder besteed.

Testen, testen & testen

‘Trust but verify’. Te veel IT-projecten gaan mis door het ontbreken van toetsmomenten. In plaats van controle uitvoeren, wordt voetstoots aangenomen dat ontwikkelde functionaliteiten het doen. Dergelijk blind vertrouwen is geen basis voor succes. Het is prima om aannames te doen, als deze vervolgens maar wel worden getoetst. Dit geldt voor de klant net zo goed als voor de softwareleverancier. Alhoewel beide kanten zonder twijfel de beste intenties khebben, kunnen verwachtingen aanzienlijk verschillen. Testen, testen en testen dus.

Wordt aan de hand van deze vijf handvatten elk IT-project een instant succes? Zo makkelijk is het uiteraard ook weer niet. Wel zijn met een goed gebruik veel voorkomende valkuilen eenvoudig te vermijden. Doe er uw voordeel mee om ook in úw logistieke IT-project binnen budget de maximale voordelen te behalen in efficiency, kostenbesparingen en duurzaamheid!

Orfeo Ost - Manager Product Development Yellowstar

Orfeo Ost is al ruim tien jaar verbonden aan Yellowstar. Als Manager Product Development is hij samen met zijn team verantwoordelijk voor het ontwikkelen van Yellowstar’s logistieke softwareproducten, waarin ketensamenwerking altijd centraal staat. Een duurzamere logistiek is daarbij voor hem zowel als IT-manager als persoon een belangrijke stip aan de horizon.

Meer weten over wat ketensamenwerking kan betekenen voor uw duurzaam logistiek succes? Bel 088 - 141 88 00 of mail info@yellowstar.com voor een afspraak!