Rabelink legt sneller koppeling tussen systemen door Star Connect

Klanten sneller kunnen aansluiten op de WMS- en TMS-software. Dat is wat Rabelink Logistics en Yellowstar Solutions samen hebben geïmplementeerd. De Enterprise Service Bus (ESB) is de hiervoor gekozen tool en deze gaat de logistiek dienstverlener, volgens IT-manager Tino Bömer, helpen bij het verbeteren van de service én helpen bij het opzetten van de communicatie naar klanten toe: “Onze behoefte aan een systeem om eenvoudig EDI-koppelingen op te zetten werd steeds groter. Dankzij de ESB kunnen we dat binnenkort ook.”

Middlewarelaag als smeerolie tussen processen

De ontwikkelingen bij Rabelink Logistics volgen zich in sneltreinvaart op. Zo is de dienstverlener onder andere bezig met een nieuwbouwproject, maar tekende het eveneens een contract met een grote klant. Op de agenda staat daarnaast de uitrol van aanvullende rapportagetools. Het zijn activiteiten die alle de werklast verhogen, zeker die van de IT-afdeling. Efficiënt werken is zodoende een must, evenals het stellen van prioriteiten. En één van die prioriteiten is nu het veel sneller dan eerder kunnen koppelen van klanten, zodat deze eenvoudig digitaal data kunnen uitwisselen. Bijvoorbeeld EDI-berichten.De druk van klanten enerzijds én anderzijds de overtuiging bij Rabelink Logistics zelf, waren de belangrijkste drijvende krachten achter de ontwikkeling van de ESB, een middlewarelaag die als smeerolie dient tussen de processen van klanten en Rabelink. De IT-manager was voor het opzetten van een EDI-koppeling tot voor kort afhankelijk van Kewill, de leverancier van de WMS- en TMS-software Chainware, die bij de dienstverlener in gebruik is. Over de logistieke software zelf is Bömer naar eigen zeggen zeker tevreden, maar de snelheid bij het ontwikkelen van koppelingen met klanten lag te laag. “Binnen twee weken koppelen is niet ons doel, we willen dit bij voorkeur binnen één of maximaal enkele dagen kunnen doen”, aldus Bömer.Bömer: “We kunnen het ons simpelweg niet veroorloven om al teveel tijd te steken in het leggen van bijvoorbeeld een EDI-koppeling met een klant. Toch is een dergelijke koppeling vandaag de dag wel noodzaak.”

Testtraject uitvoeren met klant

Het balletje dat de implementatie van de ESB tot stand bracht, kwam aan het rollen door een presentatie van Yellowstar tijdens een evenement. Het betrof een presentatie over dashboards, iets wat Rabelink Logistics voor 2015 op de agenda heeft gezet als nog uit te voeren project. “Een prettig gesprek met Yellowstar leidde tot het in gang zetten van de samenwerking. Daarna is het snel gegaan, mede ook omdat de druk van onze klanten om snel te koppelen toeneemt. Een extra voordeel is, dat we straks eenvoudige koppelingen en aanpassingen zelf kunnen doorvoeren. Dat scheelt tijd en geld.”De belangrijkste winstpunten voor Rabelink Logistics zijn daarmee door Bömer wel aangestipt. Hij kijkt uit naar de situatie waarin de eerste tests zijn afgerond. Dat traject voert de logistiek dienstverlener uit met klant Fiege. De XML-berichten die deze partner, via de Yellowstar ESB, naar het Chainware-systeem schiet, moeten vooral veel menselijke handelingen voorkomen. “Het moment is aangebroken om minder tijd te steken in menselijke data-entry, handelingen die ook automatisch zijn te verzorgen. Er ligt echt een mega tijdwinst in het verschiet.”

ETA-info zichtbaar en beter zicht op planning

“We denken er op dit moment totaal niet aan om óf onze TMS, óf onze WMS-software uit te faseren. De systemen werken uitstekend. Maar we zien, door deze stappen nu te zetten, wel kansen om minder afhankelijk te zijn van een kernsysteem voor onze logistieke activiteiten. We zijn een bedrijf dat volop in ontwikkeling is en het beschikken over systeem A of B mag ons niet remmen in onze ontwikkeling.”De keuze om de koppeling van klanten aan de Chainware-software van Rabelink via de Yellowstar ESB te laten verlopen, heeft volgens de IT-manager niets te maken met de kwaliteit van de Kewill-tools.De voordelen van de ESB zullen merkbaar zijn in alle afdelingen van de logistiek dienstverlener, verwacht Bömer. “Dus ook bijvoorbeeld de afdeling customer service. Ze zullen daar merken dat er minder klanten bellen voor ETA-informatie. Die data zullen ze in het systeem kunnen vinden.” Ook de planners krijgen sneller zicht op welke zendingen er klaarstaan. En wanneer het dashboardproject in 2015 is afgerond, dan zullen verantwoordelijken ook sneller kunnen sturen op basis van management informatie.

Implementatie markeert begin van nieuwe periode

Wat de IT-manager laat doorschemeren is, dat bij Rabelink Logistics in elk geval de tijd is aangebroken om spijkers met koppen te slaan. De start van het project, het sneller koppelen met klanten, moet tijd besparen die hard nodig is voor het uitvoeren van alle andere initiatieven. “De start van dit project betekent ook een stukje risicospreiding. We groeien en moeten het IT-werk over meerdere mensen verdelen. Het is dan fijn als je over een goede tool beschikt die handelingen niet alleen eenvoudiger maakt, maar waardoor je ook een veel betere inschatting kunt maken over hoeveel tijd je als afdeling kwijt bent aan het koppelen met klanten.” Bömer beseft dat hij het niet direct rustiger zal krijgen dankzij de implementatie, maar ziet het wel als het startpunt van veel goeds dat zich in de toekomst zal afspelen. Te beginnen met het sneller bedienen van klanten en het verminderen van de handmatige handelingen op order entry-gebied.“Het relatief eenvoudige werk zal ons minder tijd kosten. Het invoeren van een Excel-lijst of een DESADV-bericht is waar we vanaf willen. De meeste vragen die we van klanten krijgen vallen ook in deze categorie, de eenvoudige verzoeken. Dat laten we achter ons dankzij Yellowstar.”