Logistiek dienstverlener Estron kan met Star Flow Transport Planning alle trailers optimaal plannen

Logistiek dienstverlener Estron is een van de grotere trailervervoerders op het Verenigd Koninkrijk. Via Star Flow Transport Planning van Yellowstar kan het bedrijf tegenwoordig alle dagelijkse trailertransporten op een dynamisch planbord optimaal indelen, automatisch boeken bij de ferrymaatschappij en daarbij tegelijk aan de Brexit-verplichtingen voldoen.

Groeien met behulp van automatisering

Estron heeft de ambitie om verder te groeien en ziet automatisering als belangrijk hulpmiddel. Enige jaren terug heeft het via Microsoft Dynamics één overkoepelend IT-systeem uitgerold. Voor het dagelijks plannen van het trailervervoer bleek dit in de praktijk niet afdoende. Patrick Noordzij die zich binnen Estron bezighoudt met automatisering legt uit waarom aanvullend Star Flow Transport Planning van Yellowstar is geïmplementeerd. “Wij zochten een dynamische planningstool die overzicht biedt, real-time zicht geeft waar trailers leeg komen en het vervolgens makkelijk maakt daarop ladingen te plannen én zo nodig weer te veranderen. In het korte vervoer dat wij doen, verandert dagelijks veel. Van de 45 trailers die elke dag ergens in Nederland, Duitsland of België leegkomen, is bij gemiddeld twintig procent sprake van last minute aanpassingen. De uitdaging is om aan het einde van de dag alles steeds zo efficiënt mogelijk geladen te hebben. Dat vereist een systeem waarmee je elk moment snel kunt schakelen.”

Bovenop het bestaande IT-systeem

Star Flow Transport Planning werkt bij Estron als planningstool bovenop Microsoft Dynamics voor zowel de transporten op het continent als in het Verenigd Koninkrijk. De orders lopen vanuit Microsoft Dynamics automatisch Star Flow Transport Planning in. Na de planning en de uitvoering van het transport gaan alle gegevens over het afgelegde traject, de kosten, etc. weer terug naar Microsoft Dynamics. Van hieruit doet Estron de afrekeningen en de analyses.

Dynamisch planbord geeft overzicht

Met het dynamische planbord van Star Flow Transport Planning hebben de planners van Estron voortdurend real-time overzicht. Noordzij: “Zodra een trailer leeg komt, is de opgave steeds de beste keuzes te maken, met zo min mogelijk lege kilometers tussen lossen en laden.” Zeker het combineren van groupage lading heeft zijn eigen dynamiek. “Ladingen kunnen wij op het planbord heel eenvoudig samenvoegen en ook weer verschuiven. Onze planners hebben veel bewegingsvrijheid om daarin naar eigen inzicht te handelen. Het scherm toont hen in één oogopslag wat een verandering betekent voor de beladingsgraad van een trailer en de af te leggen kilometers. Aan elk transport is via het planbord vervolgens direct een chauffeur te koppelen en kan hem via mail de transportopdracht worden verstrekt.”

Meer doen met dezelfde mensen

“Wij zijn heel tevreden met wat Star Flow Transport Planning ons biedt,” aldus Noordzij. “De voordelen beginnen wij echt te merken. Met hetzelfde aantal mensen kunnen wij meer doen. De werkdruk is ook minder. Plannen is geen van negen tot vijf baan, maar wij zien dat wij nu tijd gaan overhouden. Die kunnen wij gebruiken voor het realiseren van de groei die wij ambiëren.”

Integratie met ferryoperator

Star Flow Transport Planning biedt Estron ook een directe koppeling met ferrymaatschappij Stena Line. Noordzij: “Het is een mooi voorbeeld van verdere automatisering. Met één druk op de knop maken wij vanaf het planbord automatisch de boeking, inclusief het trailernummer en onze eigen referentie. Vanuit Stena Line krijgen wij op dezelfde manier een referentie terug. Voorheen was binnen ons bedrijf één medewerker fulltime bezig al die gegevens over te tikken. Die hebben wij nu vrijgespeeld voor andere werkzaamheden binnen Estron. Vanuit Stena Line zien wij op ons planbord nu bovendien de status van trailers. Is een trailer bijvoorbeeld al beschikbaar om af te halen of staat deze nog aan boord? Dergelijke informatie hoeven wij niet meer handmatig uit het Stena-systeem te halen. Voor de planning is dat een verademing. Onze chauffeurs kunnen wij zo nog beter aansturen.”

Voorbereid op Brexit

Een andere feature in de integratie met Stena Line is het automatisch via Portbase voormelden van douanedocumenten. Het is sinds 1 januari 2021 een nieuwe verplichting vanwege Brexit. Op het planbord is direct te zien of de voormelding is gedaan en akkoord is bevonden. Noordzij: “Deze integratie in Star Flow Transport Planning voorkomt dat wij voor deze nieuwe verplichting apart mensen moeten inzetten. Tegelijkertijd willen wij die meldingen wel zoveel mogelijk in eigen hand houden en niet aan klanten overlaten. Wij willen zeker zijn dat een chauffeur bij de ferryterminal direct kan af- en aankoppelen. Is de voormelding niet gedaan of onjuist, dan staat de chauffeur stil. Via Star Flow Transport Planning houden wij zelf de regie en kunnen wij de klant meer dienstverlening bieden, zonder dat het ons extra mensen kost.” 

Volgende uitbreidingen

Star Flow Transport Planning blijft zo voor Estron in ontwikkeling. Volgende ambities die Noordzij uitspreekt zijn de toevoeging van een klantenportaal en een charter-app. “Via een klantenportaal willen wij klanten bijvoorbeeld de mogelijkheid bieden rechtstreeks hun transporten te volgen. Net zoals de DHL’s van deze wereld doen. De charter-app willen wij gebruiken voor alle communicatie met chauffeurs over transportorders, tijdstippen, leeg melden, etc. Hoe korter die communicatielijnen, hoe duidelijker.”