Dekker: ‘Retrospective geeft vertrouwen bij IT-implementaties’

Slimme bedrijven leren snel. Dat geldt zeker voor Dekker Transport. De onderneming liet Yellowstar in 2015 een specifieke oplossing ontwikkelen voor een nieuwe klant en zag dat die lonend was. Tijdens het project werd de Scrum-aanpak toegepast. In een vervolgtraject wist de logistieke onderneming slim gebruik te maken van de opgedane kennis en ervaring. Scrum was weliswaar nieuw voor het Dekker management maar werd snel omarmd omdat het een positieve ervaring gaf en het vertrouwen in IT-projecten wist terug te brengen. Het bleek eveneens de basis om op voort te borduren. Sander Seppen, ICT Manager bij Dekker Groep deelt zijn ervaring. 

Het IT-project bij Dekker is opgeknipt in diverse delen, wat heeft gezorgd voor meer inzicht bij alle betrokkenen in de processtappen. Aan de basis van het project lag de noodzaak tot het ontwikkelen van een tankcleaning instruction application. Dit systeem was nodig om een klant te kunnen bedienen. De tool zou Dekker inzicht geven in de volledige orderadministratie en de onderneming binnenkomende verzoeken en schoonmaakhandelingen efficiënt laten inplannen. De oplossing werd in 2015 in vijf weken geïmplementeerd. 

Ervaring en begeleiding zijn belangrijk

Na de livegang zijn vervolgstappen gezet op het gebied van IT-koppelingen met ketenpartners. Ook dit project is snel uitgevoerd en de basis daarvoor is de succesvolle samenwerking tussen Yellowstar en Dekker, waarbij wederom Scrum werd toegepast. Seppen hierover: “Ervaring opdoen met een andere implementatiewijze is belangrijk, evenals goede begeleiding erbij. Voorafgaand aan het eerste implementatieproject hebben we bijvoorbeeld een training in Scrum gekregen.” Seppen moest enigszins wennen aan het werken op basis van Scrum. “Maar de werkwijze is me eerlijk gezegd wel goed bevallen”, erkent de ICT Manager.

Weloverwogen projectstappen

Een onderdeel van de implementatiestrategie die Seppen vooral is bevallen is het retrospectieve aspect, waarbij er regelmatig een terugblik is op een uitgevoerde projectstap. “Na afronding van een deel van het project terugkijken, leert je ook wat je bij de volgende stap kunt aanpassen. De stappen die we samen met Yellowstar hebben gezet, van ontwikkelen naar testen en live gaan, voelden heel weloverwogen. De aanpak is absoluut goed voor de uitrol van logistieke IT-projecten. Dat blijkt ook uit onze keuze om opnieuw op deze manier  te werken.” Osman Akdemir, Director Innovation bij Yellowstar vult aan: “Dekker heeft nu twee succesvolle implementaties achter de rug, waaronder die van een tool voor haar planners. Succesvol logistiek bedrijven is het resultaat en dat is alleen mogelijk als IT het verschil maakt. Alles kan snel gaan, als je het maar op de juiste manier aanpakt!”

“Het direct terugkijken en leren wat je vervolgens bij stap twee moet aanpassen is goed bevallen”

Probleem als leermoment

Leermomenten uit het eerste project zijn nu in de praktijk gebracht tijdens de tweede implementatie. Zo gebeurde het live laten gaan van een deel van het cleaning instruction application project bij voorkeur tijdens werkuren, tussen 05.00 en 22.00. Seppen over de ervaring in 2015: “Hiervoor hebben we gekozen omdat er dan altijd iemand aanwezig is, mocht er iets misgaan.” Grote problemen hebben zich niet voorgedaan, maar éénmaal werd een upgrade wel iets spannender dan voorzien. Het bleek een leermoment te zijn. “Er stond een upgrade gepland die maximaal een kwartier zou mogen duren, maar dit werd twee uur. Scrum als methodiek is dan in zoverre prettig, dat je direct terug kunt kijken en maatregelen kunt nemen. We hebben samen met Yellowstar de timeframes nog preciezer opgesteld”, aldus Seppen.

Communicatie tijdens project

De keuze voor Yellowstar is volgens Seppen gemaakt op basis van ‘gevoel’, de wijze waarop Yellowstar applicaties bouwt en uitrolt en toekomstige ontwikkelingen. “De samenwerking was erg prettig, mede dankzij de goede communicatie. En ook al had ik geen ervaring met Scrum, ik zou het zeker aan andere logistieke bedrijven adviseren, helemaal nu ik de ervaring wel heb.” Met zijn opmerking over toekomstige projecten doelt de ICT Manager onder andere op het verder stroomlijnen van de processen binnen Dekker Groep. Het ontwikkelen van interfaces hoort eveneens daarbij.

Vervolgproject Star Connect

Binnen de vervolgstappen die Dekker en Yellowstar samen zetten hoort de ingebruikname van Star Connect. Deze oplossing is het best te vergelijken met een regisseur die gegevens correct, veilig en vindbaar in een applicatielandschap wegzet. Seppen: Zoals vaker bij een IT-project gebeurt leidt de ene verbetering tot de volgende. We zijn inmiddels samen met Yellowstar bezig met het opzetten van interfaces met de IT-tools van onze ketenpartners.” Seppen verwacht dat dit de administratiedruk flink zal verlagen.