Vonk en Co: ICT special

Automatisering wordt bij Vonk en Co bewust belangrijk gemaakt. Het stelt de Gelderse vervoerder namelijk in staat om het snel toenemende aantal klanten op de gewenste wijze te blijven bedienen.
Halverwege het interview vat Stephan Vonk, bij vervoerder Vonk en Co in Tiel eindverantwoordelijk voor de automatisering, zijn reden om te gaan automatiseren kernachtig samen: ‘Wij zijn continu op zoek naar meer effciency, de klant naar ketentransparantie en leverbetrouwbaarheid. Dan is het alleen maar logisch dat je gaat automatiseren; het stelt je in staat om aan al die wensen invulling te geven.’ De keuze voor softwareleverancier Yellowstar is in dat kader een bewuste, vertelt Vonk. ‘Het maakt het mogelijk om je doelen te verwezenlijken, maar tevens om nieuwe klanten relatief eenvoudig aan te sluiten. Vervolgens is het een kwestie van continu finetunen, om de onderlinge informatieverwerking telkens weer te optimaliseren.’Zeker de laatste tijd ziet Vonk het aantal consumentenbezorgingen rap toenemen, wat in eerste instantie het telefoon- en mailverkeer bij Vonk en Co flink omhoog stuwde. De oplossing lag zoals gezegd in het automatiseren van processen, waarbij Vonk koos voor de oplevering van een portaal, waar de klant bijvoorbeeld de status van zijn order kan bijhouden. Een andere reden waarom automatisering noodzakelijk was bij Vonk en Co, was de toenemende responstijd. Vonk: ‘Die was toen en is nu nog steeds acceptabel, maar je merkt dat er meer druk op komt te staan als het aantal klanten snel toeneemt. Uiteindelijk kan dat leiden tot klachten en dat wil je natuurlijk boven alles voorkomen. Door zo’n portaal lukt dat goed.’

Met elkaar lijnen

Vonk zit naar eigen zeggen puur op het procesmatige gedeelte van het logistieke proces en werkt met korte lijnen naar het managementteam en de directie. Dat stelt hem in staat strategie en automatisering maximaal met elkaar te lijnen. ‘Vonk en Co kent een platte organisatie, waarin ict door het managementteam en de directie bewust belangrijk wordt gemaakt. Zij zien ook dat automatisering hen in staat stelt om bepaalde key performance indicators, zoals het verbruik en het aantal kuub dat is vervoerd, aan de hand van ict te vertalen naar strategische doelstellingen. Ook wordt het beter mogelijk om vergelijkingen te maken met voorgaande jaren. Ofwel, met automatisering wordt het strategische bewustzijn vergroot en slaag ik erin binnen mijn verantwoordelijkheid een optimale dienstverlening te realiseren en het service level op het gewenste niveau te houden, in lijn met wat op hoger niveau is bepaald.’

Specifieke expertise

De rol van Yellowstar is in dit geheel niet onbelangrijk, benadrukt Vonk. ‘Ik weet logischerwijs best wel wat van automatisering, maar specifeke expertise zoek ik toch ook bij Frank.’ Vonk doelt op Frank Erftemeijer, ceo van Yellowstar. Die stelt: ‘In principe is op automatiseringsgebied alles mogelijk, maar het gaat er om dat je als leverancier de meest passende oplossing biedt. Je wilt het logistieke proces voor je klant zo voorspelbaarmogelijk maken. Dat vraagt om een goede samenwerking, waarin veel wordt gecommuniceerd.’ Vonk vult aan: ‘Frank heeft inzicht in de markt, hij weet wat er speelt. Dat weet ik grotendeels ook wel, maar kennis vergaren van de markt is voor Frank een dagelijkse bezigheid, terwijl ik mij logischerwijs toch meer focus op de dagelijkse operatie.’

Realtime data-integratie

Binnen de zogenoemde Star Suite van Yellowstar heeft Vonk gekozen voor Star Connect, waarmee hij in staat is om op een snelle, veilige manier bestaande systemen met elkaar te koppelen en gegevens tussen ketenpartijen correct, veilig en vindbaar uit te wisselen. Vonk: ‘Het aantal bewegingen bij ons neemt alleen maar toe, zeker met alle consumentenbezorgingen die we inmiddels doen. Dat betekent dat er tijdens zo'n levering sprake is van een flink aantal eigenaren die je allemaal moet koppelen en wilt betrekken bij het totale ketenproces. Star Connect helpt daarbij, door realtime data-integratie te bieden zodat bijvoorbeeld op elk moment duidelijk is hoe en wanneer wordt geleverd.’ Erftemeijer vult aan: ‘De focus ligt bij ons op supply chain logistiek, waarbij we telkens proberen met de meest passende oplossing te komen voor een specifek afhandelingsproces. Waarbij wij ervoor waken om te ontwikkelen om het ontwikkelen. Als een gewenst systeem al op de markt is, maken wij daar graag gebruik van en integreren wij de oplossing – best-of-breed – in ons pakket.’

Kort op de bal

Betrouwbaarheid is een groot goed binnen het logistieke proces. Vonk is wat dat betreft goed te spreken over Yellowstar. Hij illustreert: ‘Het is prettig dat Yellowstar zich vooral richt op de transport- en logistieksector, dat zie je terug in de producten. Het is niet alleen een uitgebreid pakket, maar ook perfect op maat gemaakt voor met name logistieke operaties. Dat merkten we bijvoorbeeld tijdens onze verhuizing in 2009. De logistieke operatie heeft daar totaal geen last van ondervonden, de automatisering is nog geen uur uitgevallen. Dat geeft aan dat het systeem robuust is en Yellowstar begrijpt dat uitval geen optie is in een logistiek proces als het onze.’ Ook na de implementatie zit Yellowstar kort op de bal, vertelt Vonk. ‘We spreken elkaar nog wekelijks, bijvoorbeeld over het onderhoud en eventuele vernieuwingen. Zo zorgen we met elkaar voor voortgang en kunnen we op basis van voortschrijdend inzicht dingen verbeteren en prioriteiten stellen. Dat werkt erg fjn, moet ik zeggen.'

Standaard tags

Vonk en Erftemeijer vermoeden dat de rek er nog niet uit is. Niet in de markt, maar ook niet bij Vonk en Co. Erftemeijer: ‘Wereldwijd zie je zoveel gebeuren op het gebied van ict dat ik verwacht dat er de komende vijf jaar nog heel wel wat op stapel staat. Internet of things, radio frequency identifcation, zelfsturende voertuigen... Die ontwikkelingen zijn eigenlijk nog heel pril.’ Vonk: ‘Ook bij ons zie ik nog wel het een en ander gebeuren. Binnen het witgoed zal er wellicht gewerkt gaan worden met standaard tags in de apparaten, zodat ze niet alleen slimmer worden maar ook op elk moment kunnen worden uitgelezen. Dat zou ons in staat stellen om het proces nog verder te automatiseren. Ook de magazijnen kunnen nog een stuk slimmer worden, zodat we ook op dat vlak de automatisering naar een hoger niveau kunnen tillen.’

Business case

Tot slot plaatst Vonk nog een kanttekening: ‘Automatisering gaat niet zelden gepaard met een serieuze investering. Op zich niets mis mee, maar tegenwoordig kennen de meeste contracten een looptijd van maximaal drie jaar. Dat maakt het moeilijker om te investeren, terwijl de noodzaak hiervan wat mij betreft evident is. Uiteindelijk benaderen we binnen Vonk en Co alles als een business case, met een scherp oog voor de return on investment en dan belemmert zo’n relatief korte contractduur ons toch wel in ons streven om koploper te blijven op het gebied van automatisering. Niettemin blijven we overtuigd van het nut en de noodzaak van automatisering en dus blijven we, samen met Yellowstar, zoeken naar interessante vernieuwingen op dit vlak.’