Toekomstige supply chains vereisen nieuwe aanpak

Niet achteraf ‘managen by exception’ maar vooraf ‘managen by reception’

Logistieke ketens volledig inzichtelijk maken. Het creëren van end-to-end visibility is een onmiskenbare trend. Veel bedrijven zijn nu nog niet zo ver. Maar alleen wie in steeds complexer wordende supply chains aan de voorkant proactief weet te anticiperen, kan in de toekomst een constant achter de feiten aanlopen en oplossen van problemen in volgende schakels voorkomen. Of anders gezegd ‘management by reception’ in plaats van ‘management by exception’.

Voor veel supply chain managers zal het een herkenbaar beeld zijn: de hele week hard gewerkt, op vrijdag de laatste orders verwerkt en problemen opgelost, om met een tevreden gevoel het weekend in te gaan. Maandag is echter nog niet goed en wel begonnen of de hel breekt alweer los. Het warehouse belt met de vraag waar container x blijft. Geen idee, maar wij gaan het uitzoeken en komen er op terug. Winkels bellen dat door het mooie weekend alle BBQ-s zijn uitverkocht en snel aanvulling nodig is. Hoe gaan wij dat dan weer regelen? Waar bevindt zich de voorraad, met welke douanestatus? Dag in, dag uit gaat het zo altijd maar door.

Management by exception versus…

Supply chain managers die dit beeld herkennen, zitten helaas in de verkeerde flow. Gebrek aan real-time inzicht in de logistieke keten dwingt hen tot management by exception, waarbij  voortdurend moet worden gereageerd op uitzonderingen en problemen. Hoe goed iedereen ook zijn best doet, logistiek blijft zo altijd achter de feiten aan lopen.

Van belangrijke invloed hierbij is het snel veranderende orderpatroon. Bestelhoeveelheden worden kleiner, bestelfrequenties hoger. Waar in het verleden één bedrijf één keer in de maand duizend items bestelde, zijn het nu duizend partijen die elk één item willen. En dat 24/7, direct geleverd, met voorkeuren die voortdurend wisselen. Hoe is dat te doen? Data-analyses en voorspellende algoritmes helpen wel, maar zijn in een snel veranderende wereld niet hét antwoord.

…management by reception

Veel effectiever is het om in de supply chain vanaf het begin – daar waar data ontstaan – tot aan het eind via goed workflow-management alle schakels real-time met elkaar te verbinden. Een supply chain manager heeft zo elk moment een real-time integraal beeld, evenals iedere ketenpartner afzonderlijk. Al aan het begin van de keten zijn potentiële problemen voortijdig te herkennen - management by reception - en wordt door proactief handelen voorkomen dat ‘fouten’ mee de logistieke keten in gaan en zich daar opstapelen. Tien onopgeloste problemen kunnen drie schakels verder tot een exponentiële toename leiden. 10 x 10 x 10 zijn 1000 problemen. Maar ook zonder een dergelijke exponentiële rekensom zijn in drie schakels telkens tien situaties die om een reactie vragen, 30 problemen teveel. Proactieve sturing en bewaking met tijdige alerts voorkomt dat dit kan gebeuren.

Van buiten naar binnen

End-to-end visibility is niet zomaar gerealiseerd. De transformatie naar een nieuwe inrichting van supply chains kost tijd en vereist een nieuwe mindset. Niet alleen de IT vraagt bij een dergelijke digitale transformatie aandacht, maar ook de eigen organisatiecultuur en het meekrijgen van ketenpartijen in de gewenste kwaliteitsflow. Iedereen betrekken is de sleutel tot succes. Wie eerst een factuur printte en opstuurde, maar dat vervolgens per e-mail gaat doen, is aan het moderniseren, niet aan het innoveren. In de basis verandert dan feitelijk niets. Groeien naar een volgende fase in digitale ketenvolwassenheid vraagt om een nieuwe aanpak. Door van buiten naar binnen te denken en door internettechnologie in te zetten voor intensievere ketensamenwerkingen, breekt een nieuwe periode aan van big data, real-time transparantie en anticiperen in plaats van reageren. De bestaande supply chain praktijk van het voortdurend opvolgen van uitzonderingen en problemen wordt zo verleden tijd. Management by exception gaat over naar management by reception, waarbij aan de voorkant van de logistieke keten (en van iedere individuele schakel) aan de hand van real-time executiedata het proces steeds proactief is bij te stellen.

Verder denken dan vervangen

ERP-systemen zijn voor een dergelijke transformatie niet geschikt. Een ERP-systeem is immers gericht op het stroomlijnen van de interne productie, logistiek, administratie, etc. Niet op het inzichtelijk maken van hedendaagse, steeds complexere supply chains met vele schakels en betrokkenheid van tal van externe ketenpartners. Alleen al het spreken over het vervangen van ERP-systemen is beperkend. Het moet gebeuren, maar staat los van een digitale transformatie. Dat is totaal iets anders en begint door te denken in persona’s die ieder hun eigen klantreis hebben. Zij melden zich 24/7 en veelal via mobiel. Systemen van derden communiceren met vaste berichten, klanten en toeleveranciers kunnen via een portaal hun zaken regelen en sociale functies zijn beschikbaar voor directe vragen en bijsturing. Zelfredzaamheid verhoogt zo ook de productiviteit en verkleint de overhead die nu nog nodig is.

Intuïtief en workflow gedreven

Nieuw te ontwikkelen applicaties zijn bovendien intuïtief; iedere gebruiker kan er zonder opleiding of toelichting mee werken. De systemen zijn workflow gedreven en gebruikers vinden toegang via dashboards die activiteiten tonen die urgentie hebben. Het systeem neemt de gebruiker aan de hand en stuurt deze niet het bos in met honderden menuopties. Iedere actie die een gebruiker op het systeem loslaat, genereert een event waarin is opgenomen ‘wie’, ‘wanneer’, ‘waar’ welke statusverandering veroorzaakte. Samen met fysieke scanpunten en informatie van boordcomputers uit de keten, creëert dit tijdens de uitvoering van orders een grote hoeveelheid data. Het is de basis voor het automatisch definiëren van alerts voor problemen die ontstaan - of verderop in de keten dreigen te ontstaan - als de initiële stap anders loopt dan oorspronkelijk gepland. Zo ontstaat de mogelijkheid om niet meer achteraf, maar juist vooraf foutsituaties aan te pakken. Dat is de kern van de zaak. Digitale transformatie op weg naar end-to-end visibility voorkomt dat problemen volledig kunnen escaleren.

Voorsorteren op de logistiek van morgen

In de huidige logistieke wereld waarin ketenintegratie nog vaak geen praktijk is, lijkt end-to-end visibility een verre belofte. Voor een succesvolle toekomst is hierop voorsorteren echter een absolute noodzaak. Door een heldere architectuur is schakel voor schakel een integrale supply chain te realiseren waarin elke partij zelf meestuurt en op tijd veranderingen doorvoert. De logistiek van morgen vraagt om nieuwe oplossingen met integraal zicht op supply chains en real-time data-uitwisseling. Reactie - management by exception - kan zo veranderen in proactieve actie - management by reception.

‘Deer in headlights’    

Wij maken de tuin winterklaar, doen op tijd antivries in de motor en regelen winterbanden. In de logistiek echter zijn wij vaak ‘deer in headlights’ en wachten af. De huidige economische voorspoed duurt al zeker zeven jaar. En hoewel recessie op de loer ligt, blijft de economie vooralsnog groeien. Nu is daarom het moment voor de logistiek om voor zichzelf daadwerkelijk werk te maken van een digitale transformatie en zo end-to-end klaar te zijn voor nieuwe tijden.

Yellowstar - altijd in beweging

Referenties

Winkelinrichtingsprojecten Caliber onder controle met Star Flow

Caliber is gespecialiseerd in het plannen van alle (wereldwijde) supply chain activiteiten voor winkelinrichtingprojecten. Star Flow geeft Caliber de gewenste end-to-end visibility vanaf het ontwerp tot de oplevering.

Lees meer →
Referenties

Transparantie in de keten bij Vonk en Co met Star Portal

Logistiek dienstverlener Vonk en Co is live gegaan met Star Flow, een ketensamenwerking systeem van Yellowstar. De portal geeft klanten van de onderneming continu en real-time inzicht in alle goederenbewegingen.

Lees meer →
Downloads

Trendrapport: 6 grootste uitdagingen van een logistiek manager

Als logistiek manager wordt er vandaag de dag veel van u gevraagd. Download ons trendrapport en stop met het continu stoppen van gaten. Leer hoe uw zes grootste logistieke uitdagingen beter te managen zijn.

Lees meer →