Budgetteren van IT-innovatie, klassiek of agile?

Ik zie vaak een mismatch tussen de behoefte aan innovatie van logistieke processen en de manier waarop de daarvoor benodigde IT-oplossingen worden gebudgetteerd. In deze blog leg ik uit wat de nadelen van een klassieke manier van budgetteren zijn en geef handvatten om door een agile benadering de IT-budgetten beter te laten aansluiten op de innovatiebehoefte van de organisatie. 

Soorten IT-budgetten

De kosten en budgetten voor IT kunnen worden onderverdeeld in IT-beheer en IT-innovatie. Het beheren van IT gaat vooral over het behouden van de status quo: de functionaliteit, beschikbaarheid en performance van uw IT-omgeving. Er wordt hier vaak gestuurd op efficiency door standaardisatie en procesoptimalisatie.

Onderzoek van Gartner toont aan dat gemiddeld 80% van het IT-budget aan maintenance wordt gespendeerd, waardoor er te weinig ruimte is voor innovatie en nieuwe processen. Moeten we het hele IT-budget maar op de schop gooien, of moeten we op een andere manier naar IT-innovatiebudgetten gaan kijken?

IT als aanjager van innovatie

In onze beleving gaat innovatie over het toevoegen van waarde aan de business. IT-innovatie gaat over het optimaliseren van logistieke processen, beter bedienen van klanten, snel reageren op veranderingen in de markt en zorgen dat medewerkers hun werk beter en sneller kunnen doen. Standaardisatie en procesdenken staan haaks op innovatie. Succesvolle bedrijven beginnen op een andere manier naar IT en de daarmee gemoeide investeringen te kijken. Ze onderkennen de grote voordelen die technologie kan bieden en zien IT niet langer als een kostenpost, maar als aanjager van innovatie.

Spanningsveld

Bij Yellowstar helpen we organisaties hun logistieke processen te optimaliseren en innoveren. Wat we daarbij regelmatig zien, is een klassieke aanpak van budgettering en begroting. Een behoefte vanuit de business wordt vertaald naar technische specificaties, er worden offertes opgevraagd en na keuze van de leverancier wordt het project opgestart. Op deze manier borgen organisaties dat er formeel akkoord is op het project en het is de verwachting dat er zo efficiënt (dus goedkoop) mogelijk wordt ingekocht.

Maar met het huidige tempo van de economie, de snel opkomende concurrentie en telkens kritischer wordende klanten zorgt deze aanpak eerder voor vertraging dan voor efficiency. Er ontstaat een spanningsveld tussen de gewenste en gerealiseerde innovatie.

Innovatief werken = innovatief budgetteren

Yellowstar werkt volgens de Scrum-methodiek, onderdeel van de Agile Software Development methode. Kenmerkend hiervoor is een continue flow van kort cyclische opleveringen, zodat de vaart erin blijft en er tegelijkertijd ruimte is voor flexibiliteit en voortschrijdend inzicht.

Deze benadering kunt u ook hanteren voor uw IT-innovatiebudget. Mijn advies: stop met het opstarten van losse projecten. Definieer een strategische innovatiedoelstelling voor uw organisatie en koppel daar een lange termijn innovatiebudget aan. Gebruik dit budget vervolgens om samen met uw IT-partner op basis van uw business prioriteiten en een agile werkwijze nieuwe functionaliteiten te realiseren waar de organisatie snel voordeel van heeft.

De voordelen van deze aanpak

Deze manier van budgetteren en samenwerken kan grote voordelen bieden. U en uw IT-partner komen in een ‘flow’ waarbinnen u elkaar telkens beter gaat begrijpen en efficiënter gaat samenwerken. U kunt vertrouwen op een vast team mensen met de juiste kennis van zowel technologie als uw bedrijf. En het belangrijkste: u krijgt meer ritme en regelmaat in innovatie, waardoor de continuïteit van innovatie wordt geborgd.